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Zwei neue DMS von Ricoh

25 958 2013

 

Ricoh hat gerade zwei Systeme zur Dokumentenverwaltung enthüllt, die jeweils auf Logistikunternehmen und den öffentlichen Sektor abzielen. Diese Lösungen wurden gemeinsam mit dem Softwarehaus Novadys Communication entwickelt.

Documind Transport verbessert Nachverfolgung und Verwaltung von Liefernotizen, die in diesem Sektor kritisch sind. Die Lösung macht das Bearbeiten von Liefernotizen einfacher, schneller und günstiger und verbessert die Reaktivität beim Umgang von Kundenanliegen.

Die Lösung verwaltet das Scannen von Kundenbestellungen nach Reihenfolge und speichert sie automatisch im Kundenordner.

Der Zugang zu sowohl Liefernotizen als auch Bestellungen erfolgt über ein sicheres Webinterface. Documind Transport entspricht sowohl ISO9001 als auch SQAS (Safety and Quality Assessment System).

Ricoh hat den speziellen Anschluss entwickelt, der Papierdokumente direkt vom Bildschirm des Ricoh MFP aus in das Documind Workflowsystem integriert.

Document Administration verbessert die Kommunikation mit der Öffentlichkeit und anderen Akteuren, indem die Verwaltung von ein- und ausgehenden Daten verbessert wird.

Die Lösung automatisiert die Bearbeitung von sowohl empfangener als auch gesendeten Korrespondenz, von Anrufen und Zugang zu und Suche nach Dokumenten. Diese wiederkehrenden Aufgaben stellen in den meisten Organisationen des öffentlichen Sektors eine erhebliche Belastung dar.

Mit dem von Ricoh entwickelten Anschluss wird eingehende Post nach Datum gescannt und dann an die zuständige Abteilung weitergeleitet. Man kann sofort sehen, welche Briefe unbeantwortet bleiben. Auf ähnliche Weise können Aufgaben, die nicht innerhalb von Fristen bearbeitet werden, beim Anwender E-Mail-Warnungen auslösen. Documind Administration bietet eine komplette Nachverfolgbarkeit im Prozess der Korrespondenzbearbeitung.